文件散落在事務(wù)機(jī)上的風(fēng)險(xiǎn)

在辦公室的事務(wù)機(jī)經(jīng)?？吹匠黾埍P上或者周邊擺放著無人認(rèn)領(lǐng)的文件，這些多印或誤印的文件，不僅導(dǎo)致公司列印輸出成本過高，且無有效的改善或處理方式，若這些文件內(nèi)含公司、客戶機(jī)密資料或員工個(gè)資，加上辦公室進(jìn)出的人員復(fù)雜，可能遭有心人士攜出，因此「紙本文件」與事務(wù)機(jī)文件輸出跟資料外泄息息相關(guān)！企業(yè)在管理紙本文件上本來就有較高的困難度，除非使用特殊防偽紙張或防偽機(jī)制，否則很難防止文件被有心人士竊取、盜用。多數(shù)企業(yè)紙本的文件會(huì)盡力做到「相對(duì)」安全，卻無法保證「絕對(duì)」安全，因此，建議企業(yè)除了在文件輸出的前端進(jìn)行有效管理之外，更應(yīng)先建立文件機(jī)密分級(jí)管理制度，以降低文件外泄的風(fēng)險(xiǎn)。

該如何預(yù)防事務(wù)機(jī)的資安威脅

辦公室事務(wù)機(jī)資安是很容易被忽視的一環(huán)，目前市面上的多功能事務(wù)機(jī)皆以四功(影印、傳真、列印與掃描)為主，代表著文件除了可以使用事務(wù)機(jī)輸出之外，更有可能透過傳真或掃描而流傳到企業(yè)外部，目前已有企業(yè)逐漸意識(shí)到事務(wù)機(jī)資安的重要性，但大多數(shù)的企業(yè)不知道有甚麼解決方案而導(dǎo)致遲遲沒有著手處理。另一個(gè)造成企業(yè)不容易控管紙本文件的部分，就是因?yàn)闊o從掌握「誰(Who)」、「何時(shí)(When)」、「文件內(nèi)容(What)」、「文件處理的方式(How)」等詳細(xì)人、事、時(shí)、地的資料，若真的發(fā)生機(jī)密文件外泄，雙方對(duì)簿公堂時(shí)，企業(yè)將難以對(duì)於真正犯罪行為之人，提出有力的證據(jù)以進(jìn)行求償。

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