企業(yè)為了降低成本，提升效率，并且因應(yīng)資訊環(huán)境的改變，進(jìn)而追求數(shù)位化，高談濶論了數(shù)十年，真正落實(shí)的有幾家? 據(jù)2015年一份研究報(bào)告顯示，34%的受訪者承認(rèn)他們的辦公空間仍然堆滿了紙張，只有16%真正做到桌面或辦公空間高度無(wú)紙化。
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許多企業(yè)的核心工作流程都已全面數(shù)位化，例如我們習(xí)慣將表單或文件資料掃描到ECM (Enterprise Content Management)或BPM (Business Process Management)系統(tǒng)，依照標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行單據(jù)核銷(xiāo)、貸款申請(qǐng)、付款作業(yè)等，這些我們統(tǒng)稱為後端(勤)系統(tǒng)(Back Office)；近年隨著科技進(jìn)步，而興起的CRM、線上服務(wù)平臺(tái)(Front Desk)或其他網(wǎng)際網(wǎng)路服務(wù)等的前端系統(tǒng)(Front Office)，也對(duì)企業(yè)在面對(duì)一線客戶上，發(fā)揮了提高生產(chǎn)力的功效。
但回歸到專案管理、人力資源管理、產(chǎn)品及服務(wù)研發(fā)、物流管理或商業(yè)決策等工作，這些數(shù)位化流程往往無(wú)法發(fā)揮預(yù)期效益。盡管現(xiàn)在的文件幾乎都已經(jīng)是透過(guò)數(shù)位方式產(chǎn)生，但在文件使用的過(guò)程中，往往會(huì)再產(chǎn)生出紙本。個(gè)人或是工作流程的使用現(xiàn)實(shí)上仍是以紙本為基礎(chǔ)，追求全面的無(wú)紙化流程固然不見(jiàn)得是一個(gè)必要的訴求，但往往都存在優(yōu)化的可能性。要進(jìn)一步提升文件數(shù)位化的效益，可以從以下幾點(diǎn)著手：
* 觀察企業(yè)內(nèi)部使用者如何使用軟硬體，如何真正改善了工作效率。某些細(xì)微的工作環(huán)節(jié)雖然不至於影響公司主要的工作流程，但卻是使用者每天會(huì)碰到的，要特別留意觀察。
* 如果辦公室充斥了過(guò)多的紙張，檢視事務(wù)設(shè)備的掃描功能是否已被充份運(yùn)用，使用者對(duì)掃描功能的操作是否熟悉，是否有能力將文件掃描到正確的儲(chǔ)存位置及工作流程內(nèi)。
* 將無(wú)紙化工作流程及電子文件歸檔列為全體員工或是部門(mén)的目標(biāo)。
* ? 針對(duì)現(xiàn)有的ECM或BPM產(chǎn)品，分析哪些功能常被哪些部門(mén)或哪個(gè)專案使用。特別注意行動(dòng)存取及簽核應(yīng)用，以及對(duì)第三方整合的支援程度。
* ? 檢視ECM的政策及使用準(zhǔn)則，以及針對(duì)新進(jìn)及現(xiàn)有員工提供了哪些教育訓(xùn)練。嘗試導(dǎo)入分層管理的內(nèi)容管理政策。
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了解更多>進(jìn)出口報(bào)關(guān)業(yè)如何做到文件數(shù)位化
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